Privacy Statement

Updated: September 26, 2022

Somagen Diagnostics Inc. and its affiliates (collectively, “Somagen”, “we”, “our” or “us”) recognize the importance of privacy. The purpose of this Privacy Statement is to inform you about our privacy practices, including how we collect, use, and disclose your personal information.

This Privacy Statement covers the following topics:

  • Personal Information We Collect
  • How We Use Your Personal Information
  • How We Share Your Personal Information
  • Your Consent to the Collection, Use and Disclosure of Your Personal Information
  • How We Use Cookies
  • Opting Out of Marketing Communications
  • Retention and Storage of Personal Information
  • Information Security
  • Accessing and Updating Your Personal Information
  • Third-Party Websites and Services
  • Changes to this Privacy Statement
  • How to Contact Us

Personal Information We Collect

“Personal information” means information about an identifiable individual as described under Canadian privacy laws.

Generally, personal information does not include any business contact information that is solely used to communicate with you in relation to your employment, business or profession, such as your name, position name or title, work address, work telephone number, work fax number or work e-mail address.

We may collect different types of personal information, depending on our relationship with you.  

  • If you use our products and services, or otherwise interact with us, we generally collect identity and contact information, such as your name, title, address, email address, and telephone numbers.
  • If you browse our website, we collect technical and usage information such as your internet protocol (IP) address, login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform and other technology on the devices you use to access our website.
  • If you contact us with requests or inquiries, we collect the information you choose to provide, such as your name, address, email address, telephone number, and any other information contained in your request, inquiry, feedback form, or survey.
  • If you submit an application for employment with us, we collect the information you choose to provide, such as your educational background and employment history.
  • If you choose to receive news alerts or marketing information from us, we collect your contact information and information about your preferences for receiving such communications.

How We Use Your Personal Information

We generally use your personal information for the following purposes:

  • to provide you with our products and services in accordance with applicable laws and our policies
  • to administer your use of our website
  • to respond to your inquiries, feedback, or requests
  • to communicate with you through our news alerts or other marketing communications
  • to assess your application for employment with us
  • to manage our business and our arrangements with our clients, including to detect and prevent errors and fraud
  • to improve the effectiveness and efficiency of our operations, products, services, and programs
  • to investigate legal claims and protect our rights, operations or property
  • for such other purposes as you may consent to from time to time
  • as otherwise required or permitted by law

We do not use your personal information to engage in interest-based or behavioral advertising of our services across third-party websites or service offerings.

How We Share Your Personal Information

We generally identify to whom, and for what purposes, we will disclose your personal information (and we obtain your consent to such disclosure) at the time we collect your personal information.

We may disclose your information when we believe such disclosure is required or permitted by law. In addition, we may disclose your personal information to a third party in the event of any significant business transaction, such as a merger or reorganization.

We rely on service providers to perform a variety of services on our behalf, such as payment card processors, technical support providers, and data storage and processing service providers. If we transfer your personal information to a service provider, we require that they maintain the confidentiality of your personal information and keep it secure. We also require that our service providers comply with applicable privacy laws and only use your personal information for the limited purposes for which it is provided.

Your Consent to the Collection, Use and Disclosure of Your Personal Information

We collect, use, and disclose your personal information with your consent or as permitted or required by law. How we obtain your consent, including whether it is express or implied, will depend on the circumstances and the sensitivity of the personal information in question. Generally, we will seek your consent at the time we collect your personal information, either orally, electronically, or in writing.

If you provide personal information about another individual to us, it is your responsibility to obtain the consent of that individual to enable us to collect, use and disclose their information as described in this Privacy Statement.

If you wish to withdraw your consent to our collection, use, or disclosure of your personal information, please contact us using the contact information in the “How to Contact Us” section below. We will accommodate your request to withdraw consent, subject to legal or contractual restrictions. Withdrawal of your consent may mean that we will no longer be able to provide you with certain products or services.

Opting Out of Marketing Communications

If you no longer want to receive marketing-related e-mails from us, you may opt out of receiving marketing-related e-mails by clicking the “unsubscribe” link at the bottom of any e-mail you receive from us. You may also opt out by contacting us directly using the contact information in the “How to Contact Us” section below.

Please note that if you opt out from receiving marketing-related e-mails, we may still need to send you communications about your use of our products or services, or other matters.

Retention and Storage of Personal Information

We will retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which we collected it, and as permitted or required by law.

We store all personal information in Canada.

Information Security

We have implemented physical, organizational, contractual, and technological security measures in an effort to protect your personal information from loss or theft, unauthorized access, use, or disclosure. For example:

  • we train our employees and agents on the importance of safeguarding personal information
  • we restrict access to your personal information to those employees or agents who need access for authorized purposes
  • we protect personal information in electronic form using technological means such as firewalls, access controls, and encryption

Despite these measures, we cannot guarantee that our safeguards will always be effective. A breach of security safeguards can result in such risks as phishing and identity theft. In such cases, we will act promptly to mitigate the risks and to inform you where there is a real risk of significant harm, or as otherwise required by law.

If you have reason to believe that your personal information is no longer secure, please contact us immediately using the contact information in the “How to Contact Us” section below.

Accessing and Updating Your Personal Information

We expect you to supply us with updates to your personal information, when required. We will not routinely update your personal information unless such a process is necessary. 

You may make a request to review any personal information about you that we have collected, used, or disclosed, and we will provide you with any such personal information to the extent required by applicable laws. 

You may also challenge the accuracy or completeness of your personal information in our records. If you demonstrate that your personal information in our records is inaccurate or incomplete, we will amend your personal information as required.

We may require that you provide sufficient identification to fulfill your request to access or correct your personal information. Any such identifying information will be used only for this purpose. We will not charge you any fees to access your personal information in our records without first providing you with an estimate of the approximate fees, if any.

Third-Party Websites and Services

We may provide links to third-party websites for your convenience and information. We may also make opportunities available to you to purchase, subscribe to, or use other products or services from third parties with different privacy practices. Those other websites, products, or services are governed by the privacy statements and policies of the respective third party. This Privacy Statement does not extend to any websites, products, or services provided by third parties. We do not assume responsibility for the privacy practices of third parties and we encourage you to review all third-party privacy statements prior to using third-party websites, products, or services.

Changes to this Privacy Statement

The Privacy Statement was last revised as of the date that appears at the top of this page. To review a summary of recent changes, click here.

From time to time, we may make changes to this Privacy Statement. When changes are made, they will become immediately effective when published in a revised Privacy Statement posted on our website, unless otherwise noted. We may also communicate the changes to this Privacy Statement by other means.

How to Contact Us

All comments, questions, concerns, or requests regarding your personal information or our privacy practices should be forwarded to our Privacy Officer as follows:

Privacy Officer

info@somagen.com

780-702-9500

9220-25th Ave NW

Edmonton, Alberta

T6N 1E1

Déclaration de confidentialité

Mise à jour : le 26 septembre 2022

Somagen Diagnostics Inc. et les membres de son groupe (collectivement, « Somagen », « nous », « notre » ou « nos ») reconnaissent l’importance du respect de la vie privée. La présente Déclaration de confidentialité vise à vous informer de nos pratiques en la matière, y compris comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.

Contenu de la présente Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité traite des questions suivantes :

  • Renseignements personnels que nous recueillons
  • Utilisation de vos renseignements personnels
  • Communication de vos renseignements personnels
  • Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels
  • Utilisation de témoins
  • Retrait du consentement à recevoir des communications commerciales
  • Détention et conservation des renseignements personnels
  • Sécurité de l’information
  • Accès à vos renseignements personnels et mise à jour de ceux-ci
  • Sites Web et services de tiers
  • Modifications à la présente Déclaration de confidentialité
  • Comment communiquer avec nous

Renseignements personnels que nous recueillons

Par « renseignements personnels », on entend les renseignements concernant un individu identifiable, comme il est énoncé dans les lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels.

En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’affaires utilisées uniquement pour entrer en contact avec vous dans le cadre de votre emploi, de votre entreprise ou de votre profession, tel que votre nom, votre poste ou votre titre, l’adresse ou les numéros de téléphone ou de télécopieur de votre lieu de travail ou votre adresse électronique au travail.

Nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels, selon la relation que nous entretenons avec vous. 

  • Si vous utilisez nos produits et services, ou interagissez avec nous de toute autre manière, nous recueillons généralement l’identité et les coordonnées, comme votre nom, votre titre, votre adresse postale, votre adresse électronique et vos numéros de téléphone.
  • Si vous naviguez sur notre site Web, nous recueillons des renseignements techniques et des renseignements sur l’utilisation, comme votre adresse de protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version de votre navigateur, votre fuseau horaire et votre emplacement, les types et les versions des modules externes de navigation, le système et la plateforme d’exploitation ainsi que les autres technologies installées sur les appareils que vous utilisez pour accéder à notre site Web.
  • Si vous communiquez avec nous pour nous faire part de demandes, notamment de demandes de renseignements, nous recueillons les renseignements que vous choisissez de fournir, comme votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et tout autre renseignement contenu dans votre demande, votre formulaire de commentaires ou tout sondage.
  • Si vous nous soumettez un formulaire de demande d’emploi, nous recueillons les renseignements que vous choisissez de fournir, comme votre formation et vos antécédents professionnels.
  • Si vous choisissez de recevoir des bulletins d’information ou des renseignements commerciaux de notre part, nous recueillons vos coordonnées et des renseignements sur vos préférences pour la réception de telles communications.

Utilisation de vos renseignements personnels

Nous utilisons généralement vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • vous fournir nos produits et services conformément aux lois applicables et à nos politiques;
  • administrer votre utilisation de notre site Web;
  • donner suite à vos demandes de renseignements, commentaires ou autres demandes;
  • communiquer avec vous au moyen de nos bulletins d’information ou d’autres communications commerciales;
  • évaluer le formulaire de demande d’emploi que vous nous avez soumis;
  • gérer nos activités et les ententes que nous avons conclues avec nos clients, y compris détecter et prévenir les erreurs et les fraudes;
  • améliorer l’efficacité et l’efficience de nos activités, produits, services et programmes;
  • examiner d’éventuelles actions en justice et protéger nos droits, nos activités ou nos biens;
  • à toutes autres fins auxquelles vous pouvez consentir à l’occasion;
  • suivant ce que la loi exige ou autorise par ailleurs.

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour faire de la publicité comportementale ou ciblée par centres d’intérêt à l’égard de nos services par l’entremise de sites Web ou d’offres de services de tiers.

Communication de vos renseignements personnels

Au moment où nous recueillons vos renseignements personnels, nous indiquons généralement à qui, et à quelles fins, nous les communiquons (et nous obtenons votre consentement à une telle communication).

Nous pouvons communiquer vos renseignements lorsque nous estimons qu’une telle communication est exigée ou autorisée par la loi. De plus, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à un tiers dans le cas d’une opération commerciale importante, comme une fusion ou une restructuration.

Nous avons recours à des fournisseurs de services qui offrent divers services pour notre compte, notamment des fournisseurs de services de paiement par carte, des fournisseurs de soutien technique ainsi que des fournisseurs de services de stockage et de traitement des données. Si nous transférons vos renseignements personnels à un fournisseur de services, nous exigeons que celui-ci préserve leur confidentialité et assure leur sécurité. Nous exigeons également que nos fournisseurs de services respectent les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et qu’ils utilisent vos renseignements personnels uniquement aux fins limitées pour lesquelles ils sont fournis.

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement ou si la loi le permet ou nous y oblige. La manière dont nous obtiendrons votre consentement, qu’il soit explicite ou implicite, dépendra des circonstances et de la sensibilité des renseignements personnels en question. En règle générale, nous vous demanderons votre consentement au moment où nous recueillerons vos renseignements personnels, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’une autre personne, il vous incombe d’obtenir son consentement afin de nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ses renseignements personnels de la façon énoncée dans la présente Déclaration de confidentialité.

Si vous souhaitez retirer votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la communication, par nous, de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous » ci-après. Nous satisferons à votre demande de retrait de votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Le retrait de votre consentement peut faire en sorte que nous ne serons plus en mesure de vous offrir certains produits ou services.

Retrait du consentement à recevoir des communications commerciales

Si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels commerciaux de notre part, vous pouvez retirer votre consentement à recevoir de tels courriels en cliquant sur le lien de « désabonnement », dans le bas des courriels que vous recevez de notre part. Vous pouvez également retirer votre consentement à cet égard en communiquant directement avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous » ci-après.

Veuillez noter que, malgré le retrait de votre consentement à recevoir des courriels commerciaux, nous pourrions tout de même devoir vous envoyer des communications au sujet de votre utilisation de nos produits ou services, ou pour d’autres raisons.

Détention et conservation de renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles nous les avons recueillis et aussi longtemps que la loi le permettra ou l’exigera. Nous conservons tous les renseignements personnels au Canada.

Sécurité de l’information

Nous avons mis en place des mesures de sécurité en prenant des moyens matériels et des mesures administratives, contractuelles et techniques en vue de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ou contre la consultation, l’utilisation ou la communication non autorisée de ceux-ci. Par exemple :

  • nous formons nos employés et nos mandataires quant à l’importance de protéger les renseignements personnels;
  • nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux employés ou aux mandataires qui doivent les consulter à des fins autorisées;
  • nous protégeons les renseignements personnels sous forme électronique en utilisant des moyens technologiques comme les pare-feu, les contrôles d’accès et le chiffrement.

Malgré ces mesures, nous ne pouvons pas garantir que nos méthodes de protection seront toujours efficaces. Une atteinte aux mesures de sécurité peut entraîner des risques comme l’hameçonnage et le vol d’identité. En pareil cas, nous agirons rapidement pour atténuer les risques et pour vous informer en cas de risque réel de préjudice grave, ou selon ce qui est autrement exigé par la loi.

Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ne sont plus en sécurité, veuillez communiquer immédiatement avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous » ci-après.

Accès à vos renseignements personnels et mise à jour de ceux-ci

Nous nous attendons à ce que vous nous fournissiez des mises à jour de vos renseignements personnels, s’il y a lieu. Nous ne mettrons pas systématiquement à jour vos renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire. 

Vous pouvez présenter une demande en vue d’examiner les renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés ou communiqués, et nous vous fournirons ces renseignements personnels dans la mesure où les lois applicables l’exigent. 

Vous pouvez également contester l’exactitude ou l’exhaustivité de vos renseignements personnels figurant dans nos dossiers. Si vous démontrez que les renseignements personnels qui vous concernent et que nous conservons sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons en conséquence.

Nous pouvons vous demander de vous identifier de manière satisfaisante pour répondre à votre demande de consulter ou de corriger vos renseignements personnels. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin. Si des frais s’appliquent pour que vous ayez accès à vos renseignements personnels, nous vous fournirons une estimation de ces frais au préalable.

Sites Web et services de tiers

Nous pouvons fournir des liens menant vers des sites Web de tiers par souci de commodité et à titre indicatif. Nous pouvons également vous donner la possibilité d’acheter ou d’utiliser des produits ou des services de tiers ayant d’autres pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ou vous permettre de vous abonner à de tels produits ou services. Ces autres sites Web, produits ou services sont régis par les déclarations de confidentialité et les politiques de protection des renseignements personnels respectives des tiers concernés. La présente Déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux sites Web, aux produits ou aux services fournis par des tiers. Nous ne sommes nullement responsables des pratiques des tiers en matière de protection des renseignements personnels, et nous vous invitons à prendre connaissance des déclarations de confidentialité des tiers avant d’utiliser leurs sites Web, leurs produits ou leurs services.

Modifications à la présente Déclaration de confidentialité

La dernière révision de la Déclaration de confidentialité a eu lieu à la date qui figure au haut de cette page. Pour consulter un résumé des modifications récentes, cliquez ici.

Nous pouvons modifier la présente Déclaration de confidentialité de temps à autre. À moins d’indication contraire, toute modification apportée entre en vigueur dès sa publication, sur notre site Web, dans une version révisée de la Déclaration de confidentialité. Nous pouvons aussi communiquer les modifications à la présente Déclaration de confidentialité par d’autres moyens.

Comment communiquer avec nous

Tous les commentaires et toutes les questions, préoccupations ou demandes concernant vos renseignements personnels ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels doivent être acheminés à notre responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels

info@somagen.com

780 702-9500

9220-25th Ave NW

Edmonton (Alberta)

T6N 1E1